一、学校下列单位因工作需要，可申请查借阅干部人事档案：组织、人事等部门；各基层党委、党总支；学校机关党委所属各党群、行政部门。
查阅人事档案须由两名党员教职工持《查阅干部人事档案审批表》（见附件）和本人有效工作证件（校外单位还须持介绍信），经人事处档案室审核符合审批手续后方可查阅、借阅。
查借阅单位，除人事组织部门以外，只能查借阅与本单位工作职责或人事关系有关的干部档案。任何个人不得查阅或借用本人及其直系亲属的档案。
二、国家机关、事业单位和具有人事管理权限的国有企业等校外单位因工作需要，按《干部档案工作条例》填写《查借阅干部人事档案审批表》办理审批手续，方可查阅；不得凭借调查证明材料介绍信查阅干部档案。
三、职工个人因出国、学习、评职等，可凭工作证经由干部人事档案管理部门审批，由档案工作人员查阅其人事档案中的部分相关材料，个人不得直接接触和查阅本人档案。凡报考硕士、博士研究生复印本人成绩者，一律经师资料审查后凭有关报考表复制。
四、查阅档案，必须严格遵守保密制度和阅档规定，严禁涂改、圈划、抽取、撤换档案材料，不得泄露或擅自向外公布档案内容。查阅者不得擅自拍摄复制档案内容；因工作需要从档案中取证的，必须请示干部档案主管部门审查批准后才能复制（拍摄）。违犯者应视情节轻重，予以批评教育直至纪律处分。属于假公济私者，按违犯《中华人民共和国档案法》处理。借用、查阅档案的单位或个人。
五、《查借阅干部人事档案审批表》需由部门负责人签字并加盖公章（校外人员需本单位负责人签字并加盖单位公章），注明阅档人姓名、政治面目、阅档原因及所阅档案的姓名、职务。